Приказ комитета по делам территориальных образований Волгоградской обл. от 24.11.2015 N 10НПА "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в комитете по делам территориальных образовании Волгоградской области"
КОМИТЕТ ПО ДЕЛАМ ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЙ
ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 24 ноября 2015 г. № 10НПА
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В КОМИТЕТЕ
ПО ДЕЛАМ ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
В целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности комитета по делам территориальных образований Волгоградской области документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в комитете по делам территориальных образований Волгоградской области.
2. Руководителям структурных подразделений комитета по делам территориальных образований Волгоградской области ознакомить сотрудников структурных подразделений с настоящим приказом.
3. Признать утратившим силу приказ комитета по делам территориальных образований Волгоградской области от 12 марта 2015 г. № 73 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в комитете по делам территориальных образований Волгоградской области".
4. Настоящий приказ вступает в силу со дня его подписания и подлежит официальному опубликованию.
Временно осуществляющий полномочия
председателя комитета
В.А.ГОЛОВИН
Утверждена
приказом
комитета по делам
территориальных образований
Волгоградской области
от 24 ноября 2015 г. № 10НПА
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В КОМИТЕТЕ ПО ДЕЛАМ ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ
ОБРАЗОВАНИЙ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в комитете по делам территориальных образований Волгоградской области (далее именуется - Инструкция) - совокупность правовых норм, регулирующих деятельность по созданию и организации работы с созданными официальными документами в комитете по делам территориальных образований Волгоградской области (далее именуется - Комитет).
Инструкция разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Комитета и поступающих в Комитет документов, а также совершенствования и повышения эффективности делопроизводства Комитета.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с постановлением Губернатора Волгоградской области от 24 ноября 2014 г. № 168 "Об утверждении Положения о комитете по делам территориальных образований Волгоградской области", постановлением Правительства Волгоградской области от 26 февраля 2013 г. № 78-п "Об утверждении Положения о межведомственном электронном (безбумажном) документообороте в органах исполнительной власти Волгоградской области", постановлением Правительства Волгоградской области от 23 апреля 2013 г. № 189-п "Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области", постановлением Губернатора Волгоградской области от 17 апреля 2015 г. № 334 "Об автоматизированной системе обработки конфиденциальной информации Волгоградской области", постановлением Губернатора Волгоградской области от 13 июля 2015 г. № 624 "О подготовке нормативных правовых актов органов исполнительной власти Волгоградской области" и иными правовыми актами, регулирующими деятельность в сфере делопроизводства и документооборота.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.
Особенности работы с документами, содержащими сведения конфиденциального характера (сведения о персональных данных гражданина; сведения, составляющие служебную тайну; сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами), регулируются нормативными правовыми актами Российской Федерации и Волгоградской области.
Порядок создания, хранения и (или) обмена электронными документами, содержащими конфиденциальную информацию, в том числе порядок регистрации и рассмотрения обращений граждан и организаций, направленных посредством заполнения интерактивной формы на портале государственных и муниципальных услуг Волгоградской области, регулируются Инструкцией с учетом особенностей, установленных нормативными правовыми актами Волгоградской области.
Прием и учет (регистрация) документов, содержащих государственную тайну, осуществляется сотрудником(ами) структурного подразделения Комитета, уполномоченного по защите государственной тайны.
1.4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
В отношении бухгалтерской, научно-технической и иной специальной документации требования Инструкции распространяются в части, не противоречащей нормативным правовым документам, устанавливающим специальные требования к работе с указанной документацией.
1.5. Делопроизводство Комитета, независимо от типа носителя документированной информации, ведется с использованием единой автоматизированной системы электронного документооборота (далее именуется - АСЭД), предназначенной в том числе для осуществления межведомственного документооборота органов исполнительной власти Волгоградской области.
1.6. Организацию, контроль, методическое руководство и совершенствование делопроизводства в Комитете осуществляет уполномоченное структурное подразделение Комитета (далее именуется - служба делопроизводства).
1.7. Задачи и функции государственных гражданских служащих (сотрудников), отвечающих за организацию работы и ведение делопроизводства в структурных подразделениях Комитета, устанавливаются приказами Комитета.
Права и обязанности государственных гражданских служащих (сотрудников), осуществляющих работу с документами в структурных подразделениях Комитета, устанавливаются должностными регламентами (должностными инструкциями).
1.8. Сведения, содержащиеся в документах, могут быть использованы только в служебных целях в соответствии с полномочиями сотрудника, работающего с документами.
Работа со служебными документами вне помещений Комитета не допускается.
При утрате документов проводится служебная проверка.
1.9. При уходе в отпуск, переводе (перемещении) по службе, работе или в случае увольнения сотрудник обязан передать все находящиеся у него документы иному сотруднику, определенному в соответствии с указанием непосредственного руководителя увольняемого, уходящего в отпуск или переводящегося (перемещаемого) по службе, работе сотрудника.
1.10. Инструкция обязательна для соблюдения всеми сотрудниками Комитета.
Сотрудники Комитета несут дисциплинарную и иную установленную законодательством ответственность за несоблюдение требований Инструкции.
Вновь принятые на службу (работу) сотрудники в течение трех рабочих дней со дня издания приказа о назначении на должность должны быть ознакомлены службой делопроизводства с Инструкцией под роспись.
2. Порядок разработки, утверждения, внесения изменений
в Инструкцию
2.1. Инструкция и изменения к ней разрабатываются службой делопроизводства в соответствии с действующими правовыми актами Российской Федерации, Волгоградской области и Комитета, регулирующими деятельность по созданию и организации работы с созданными официальными документами в органах исполнительной власти.
2.2. Проект Инструкции или проект ее изменений в установленном порядке направляется на рассмотрение постоянно действующей экспертной комиссии Комитета (далее именуется - ЭК) и затем на согласование экспертно-проверочной и методической комиссии комитета культуры Волгоградской области (далее именуется - ЭПМК).
Правовыми актами Российской Федерации или Волгоградской области могут быть установлены дополнительные требования о согласовании Инструкции или проекта ее изменений с органами исполнительной власти Волгоградской области или федеральными органами государственной власти или их структурными подразделениями.
Указанные согласования осуществляются до направления Инструкции или проекта ее изменений на согласование ЭПМК с приложением документов (копий документов), подтверждающих согласование Инструкции или проекта ее изменений с органами исполнительной власти Волгоградской области или федеральными органами государственной власти Российской Федерации.
2.3. Решение о согласовании Инструкции оформляется проставлением штампа о согласовании в нижней части лицевой стороны последнего листа текста Инструкции.
2.4. После согласования ЭПМК Инструкция утверждается приказом Комитета и доводится до сведения сотрудников Комитета.
3. Основные понятия
В Инструкции используются следующие основные понятия:
автор документа (проекта документа) - физическое или юридическое лицо, создавшее документ (проект документа);
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Комитета;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Комитете;
документ - материальный носитель с зафиксированной на нем в установленной форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения;
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
запрос информации - обращение пользователя информацией в устной или письменной форме, а также в виде электронного документа в Комитет и другие органы исполнительной власти Волгоградской области, иные государственные органы, органы местного самоуправления либо к их должностным лицам, а также к иным юридическим и физическим лицам (индивидуальным предпринимателям) о предоставлении необходимой пользователю информации;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Комитете, с указанием сроков их хранения;
обращение гражданина - направленное в Комитет или его должностному лицу письменное (в том числе в электронной форме) предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в Комитет;
объем документооборота - количество документов, поступивших в Комитет и созданных им за определенный период времени;
опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания;
оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами делопроизводства;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
руководство - председатель комитета по делам территориальных образований Волгоградской области (далее именуется - председатель), заместитель председателя, руководители структурных подразделений Комитета, уполномоченные рассматривать документы и давать указания по их исполнению;
служба делопроизводства - структурное подразделение Комитета, в установленном порядке уполномоченное осуществлять организацию, контроль, методическое руководство и совершенствование делопроизводства в Комитете;
переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией;
письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый (полученный) Комитетом в установленном порядке;
система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
сканирование документа - получение электронного образа документа;
телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый (полученный) средствами телеграфной сети общего пользования;
телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый средствами телефонной связи;
унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
факсограмма (факс) - копия документа, получаемая на бумажном носителе (письменного, графического, изобразительного) и переданная по каналам факсимильной связи;
формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;
шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте; электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью;
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;
электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
юридическая сила документа - свойство документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
4. Создание документов
4.1. Состав документов Комитета
4.1.1. В деятельности Комитета создаются:
а) проекты законов Волгоградской области, правовых актов Губернатора и Администрации Волгоградской области;
б) нормативные и ненормативные правовые акты Комитета, в том числе приказы Комитета по основной (профильной) деятельности, личному составу;
в) протоколы заседаний, совещаний (совещательных, координационных, экспертных органов, рабочих групп и т.д.);
г) планы, отчеты, заключения;
д) записки (аналитические, служебные, пояснительные и т.д.);
е) письма;
ж) телеграммы, факсограммы, телефонограммы;
з) доверенности;
и) договоры, контракты, соглашения.
В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Комитета создаются и другие виды документов (прогнозы, программы, акты и др.).
4.1.2. Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются:
а) в протоколах совещаний председателя;
б) в протоколах заседаний и совещаний ЭК и иных совещательных органов и рабочих групп.
4.1.3. Взаимные обязательства Комитета с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, контрактов, соглашений, протоколов намерений (согласований) и других документов.
4.1.4. В установленных законодательством случаях в Комитете могут издаваться документы совместно с другими органами исполнительной власти Волгоградской области. Такие акты оформляются как единый документ (приказ, соглашение, протокол и др.).
4.2. Реквизиты документов
4.2.1. Для документов, создаваемых в Комитете, кроме перечисленных в пункте 4.2.2 устанавливаются размеры полей:
3,00 см - левое;
1,00 см - правое;
2,00 см - верхнее;
2,00 см - нижнее.
4.2.2. Проекты законодательных актов Волгоградской области, правовых актов Губернатора Волгоградской области и (или) Администрации Волгоградской области подготавливаются в соответствии с требованиями к оформлению, установленными правовыми актами Волгоградской области, Волгоградской областной Думы и (или) аппарата Губернатора Волгоградской области.
4.2.3. Документы, создаваемые в Комитете, имеют состав реквизитов, определенный правовыми актами Волгоградской области, регулирующими правила делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области.
При подготовке документов и в процессе работы с ними могут использоваться дополнительные реквизиты, например, отметки: "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату", "Контроль" и др.
Указанные дополнительные реквизиты размещаются в свободном поле лицевой стороны первого листа документа.
4.2.4. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
Правила оформления реквизитов документов приведены в приложении 1.
4.3. Бланки документов
4.3.1. Документы, создаваемые в Комитете, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм), А6 (105 x 148 мм) и (или) в виде электронных документов и имеют установленный состав реквизитов.
4.3.2. Образцы разработанных и применяемых в Комитете бланков подлежат включению в Инструкцию в качестве приложений.
4.3.3. В Комитете применяются следующие бланки с воспроизведением герба Волгоградской области, имеющие установленный состав реквизитов:
а) бланк приказа Комитета;
б) бланк письма Комитета с продольным расположением реквизитов;
в) бланк председателя (для резолюций и поручений);
г) бланк заместителя председателя и (или) руководителя структурного подразделения (для резолюций и поручений).
4.3.4. Бланки Комитета с воспроизведением герба Волгоградской области разрабатываются в соответствии с требованиями Закона Волгоградской области от 18 сентября 2000 г. № 436-ОД "О гербе и флаге Волгоградской области" и изготавливаются типографским способом.
4.3.5. Бланки без изображения герба Волгоградской области могут быть изготовлены средствами оргтехники.
4.3.6. Для бланков Комитета с воспроизведением герба Волгоградской области устанавливается, что:
размеры полей бланков формата А4, А5: левое - 30 мм, правое - 10 мм, верхнее - 3 мм;
размеры полей бланка А6: верхнее - 3 мм, слева, справа - 10 мм, снизу - 15 мм.
4.3.7. Бланк приказа Комитета содержит реквизиты:
а) Герб Волгоградской области;
б) наименование Комитета;
в) наименование вида документа;
г) дата документа;
д) регистрационный номер документа;
е) место составления (издания) документа.
Образец бланка приказа Комитета приведен в приложении 2.
4.3.8. Бланк письма Комитета с продольным расположением реквизитов содержит реквизиты:
а) Герб Волгоградской области;
б) наименование Комитета;
в) справочные данные о Комитете;
г) дата документа;
д) регистрационный номер документа;
е) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта.
Образец бланка письма Комитета с продольным расположением реквизитов приведен в приложении 3.
4.3.9. Бланк председателя (для резолюций и поручений) выполняется на листе формата А6 и содержит реквизиты:
а) Герб Волгоградской области;
б) наименование Комитета;
в) дата документа;
г) регистрационный номера документа;
д) подпись должностного лица.
Образец бланка председателя (для резолюций и поручений) приведен в приложении 4.
Правила оформления и состав реквизитов бланка заместителя председателя и (или) руководителя структурного подразделения (для резолюций и поручений) аналогичны правилам оформления и составу реквизитов бланка председателя (для резолюций и поручений).
4.3.10. Организация работы по изготовлению типографским способом бланков Комитета с изображением герба Волгоградской области (далее именуются - гербовые бланки) возлагается на отдел финансового планирования, бухгалтерского учета, отчетности, конкурсных процедур и хозяйственного обеспечения Комитета.
4.3.11. При получении из типографии бланки приказа Комитета и бланки письма Комитета с продольным расположением реквизитов подлежат учету по видам в журнале учета поступления гербовых бланков. Форма журнала приведена в приложении 5.
4.3.12. Учет, хранение, выдачу гербовых бланков осуществляет сотрудник отдела финансового планирования, бухгалтерского учета, отчетности, конкурсных процедур и хозяйственного обеспечения Комитета.
4.3.13. До выдачи сотрудникам гербовые бланки хранятся в металлическом шкафу в отделе финансового планирования, бухгалтерского учета, отчетности, конкурсных процедур и хозяйственного обеспечения Комитета.
4.3.14. Гербовые бланки выдаются по видам под роспись согласно журналу учета выдачи гербовых бланков. Форма журнала приведена в приложении 6.
4.3.15. Сотрудником отдела финансового планирования, бухгалтерского учета, отчетности, конкурсных процедур и хозяйственного обеспечения Комитета вместе с гербовыми бланками выдается бланк отчета об их использовании, который впоследствии при израсходовании всех полученных экземпляров гербовых бланков подлежит заполнению и возврату вместе с испорченными бланками (при их наличии) в отдел финансового планирования, бухгалтерского учета, отчетности, конкурсных процедур и хозяйственного обеспечения Комитета. Последующая выдача гербовых бланков осуществляется только после предоставления отчета об использовании ранее выданных.
В случае утраты гербового бланка об этом делается запись в отчете об использовании гербовых бланков.
Форма отчета об использовании гербовых бланков приведена в приложении 7.
4.3.16. Передача гербовых бланков сотрудниками Комитета третьим лицам не допускается.
4.3.17. Сотрудники Комитета несут персональную ответственность за порчу и (или) утрату гербовых бланков.
4.3.18. Уничтожение испорченных гербовых бланков производится после списания израсходованных гербовых бланков как материальных ценностей путем резания бланков техническими средствами уничтожения бумаги.
По факту уничтожения комиссией Комитета составляется акт, утверждаемый председателем. Форма акта приведена в приложении 8.
Состав и порядок деятельности указанной в настоящем пункте комиссии утверждаются приказом Комитета.
4.4. Проекты законов Волгоградской области
4.4.1. Комитет разрабатывает проекты законов Волгоградской области (далее - законопроекты) по относящимся к своей компетенции вопросам во исполнение актов законодательства Российской Федерации, Волгоградской области, планов законопроектной деятельности Администрации Волгоградской области, соответствующих поручений Губернатора Волгоградской области, а также в инициативном порядке.
4.4.2. Процедура подготовки и внесения проекта закона в Волгоградскую областную Думу определена Уставом Волгоградской области от 24 февраля 2012 г. № 01-ОД, Законом Волгоградской области от 09 декабря 2014 г. № 169-ОД "О нормативных правовых актах Волгоградской области" и постановлением Волгоградской областной Думы от 24 февраля 2005 г. № 5/77 "О Регламенте Волгоградской областной Думы".
4.4.3. Проекты законов Волгоградской области готовят специалисты Комитета на основании поручений председателя, своего непосредственного руководителя либо в инициативном порядке в соответствии с профилем деятельности структурного подразделения и своими должностными обязанностями.
4.4.4. Финансово-экономическое обоснование к законопроекту в обязательном порядке визируется руководителем структурного подразделения Комитета, уполномоченного по вопросам бюджетного планирования и (или) бухгалтерского учета и отчетности.
Образец оформления законопроекта приведен в приложении 9.
4.5. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора
Волгоградской области, постановлений Администрации
Волгоградской области
4.5.1. В пределах своей компетенции Комитет разрабатывает проекты постановлений и распоряжений Губернатора Волгоградской области, постановлений Администрации Волгоградской области.
4.5.2. Подготовка проектов постановлений и распоряжений Губернатора Волгоградской области, постановлений Администрации Волгоградской области и их согласование осуществляются в порядке, установленном правовыми актами Волгоградской области и аппарата Губернатора Волгоградской области.
4.5.3. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора Волгоградской области, постановлений Администрации Волгоградской области готовят специалисты Комитета на основании поручений председателя, своего непосредственного руководителя либо в инициативном порядке в соответствии с профилем деятельности структурного подразделения и своими должностными обязанностями.
4.5.4. Финансово-экономическое обоснование к проекту постановления или распоряжения Губернатора Волгоградской области, постановления Администрации Волгоградской области в обязательном порядке визируется руководителем структурного подразделения Комитета, уполномоченного по вопросам бюджетного планирования и (или) бухгалтерского учета и отчетности.
Образец оформления проекта постановления Администрации Волгоградской области приведен в приложении 10.
4.6. Нормативные правовые акты Комитета
4.6.1. Нормативный правовой акт Комитета, изданный в установленном порядке, устанавливающий правовые нормы, то есть правила поведения, рассчитанные на неоднократное применение и обязательные для неопределенного круга лиц (далее именуется - НПА).
4.6.2. Подготовка НПА осуществляется в соответствии с настоящей Инструкцией с учетом требований нормативных правовых актов Волгоградской области.
4.6.3. НПА издаются в установленной сфере деятельности в пределах компетенции Комитета, на основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, законов Волгоградской области, постановлений Администрации Волгоградской области, постановлений и распоряжений Губернатора Волгоградской области, а также по собственной инициативе.
4.6.4. Комитет может издавать НПА совместно с одним или более органами исполнительной власти Волгоградской области. НПА считается изданным совместно, если он подписан (утвержден) руководителями (лицами, исполняющими обязанности, осуществляющими полномочия руководителей) двух или более органов исполнительной власти Волгоградской области.
4.6.5. НПА издаются в форме инструкций, положений, правил, а также в иных формах, не противоречащих законодательству, и утверждаются приказами Комитета.
4.6.6. НПА разрабатываются, согласовываются и доводятся до сведения в порядке, установленном настоящей Инструкцией для разработки, согласования и доведения до сведения приказов Комитета, с учетом особенностей, установленных нормативными правовыми актами Волгоградской области.
4.6.7. Обязательными этапами согласования НПА являются юридическая и антикоррупционная экспертизы, в том числе определение нормативности правового акта и необходимости его опубликования (размещения в сети Интернет), проведение независимой антикоррупционной экспертизы, а также направление проекта НПА для оценки регулирующего воздействия, проводимые в установленном нормативными правовыми актами Волгоградской области и Комитета порядке.
4.6.8. НПА подлежат официальному опубликованию и рассылке в случаях и в порядке, установленных нормативными правовыми актами Волгоградской области и Комитета.
4.7. Приказы Комитета
4.7.1. В целях реализации полномочий Комитета и организации его деятельности путем установления обязательных правовых предписаний в Комитете издаются приказы.
Приказы Комитета формируются в следующие номенклатурные дела:
а) приказы по основной (профильной) деятельности;
б) приказы по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение, поощрения, награждения, оплата труда, премирование, различные выплаты, о дисциплинарных взысканиях);
в) приказы по личному составу (аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов), изменение фамилии);
г) приказы по личному составу (все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания, длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для сотрудников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда);
д) приказы по личному составу (о ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением).
4.7.2. Проекты приказов готовят специалисты Комитета на основании поручений председателя, своего непосредственного руководителя либо в инициативном порядке в соответствии с профилем деятельности структурного подразделения и своими должностными обязанностями.
4.7.3. Ответственность за обеспечение своевременной и качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами несут авторы проекта приказа.
4.7.4. Подготовка приказа включает в себя:
а) изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений;
б) подготовку проекта приказа с использованием технических средств;
в) согласование проекта приказа;
г) подписание проекта приказа;
д) регистрацию приказа;
е) доведение приказа до исполнителей и (или) рассылку приказа подведомственным и иным организациям, должностным лицам в соответствии с требованиями законодательства, настоящей Инструкцией и содержанием приказа.
В установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации, Волгоградской области и (или) Комитета случаях и порядке проект приказа до его подписания подлежит размещению в сети Интернет, в том числе для проведения независимой антикоррупционной экспертизы.
4.7.5. В случае подготовки проекта приказа в инициативном порядке автор проекта приказа прилагает служебную записку на имя своего непосредственного руководителя с кратким обоснованием необходимости принятия приказа.
Если издание приказа повлечет за собой изменение или признание утратившими силу ранее изданных правовых актов, автор проекта приказа прилагает копии правовых актов, подлежащих изменению или признанию утратившими силу.
В случае если экземпляры приказа или его копии после подписания приказа председателем будут рассылаться или направляться на ознакомление, автор проекта приказа заполняет указатель рассылки.
4.7.6. Согласование проекта приказа осуществляется путем визирования проекта приказа и приложений к нему:
автором проекта приказа и его непосредственным руководителем;
заместителем председателя в соответствии с распределением обязанностей;
непосредственными руководителями сотрудников, в случае если для последних в проекте приказа предусматриваются поручения;
сотрудниками, курирующими деятельность подведомственных Комитету организаций, в случае если для руководителей последних в проекте приказа предусматриваются поручения;
сотрудником структурного подразделения, уполномоченного по осуществлению правового обеспечения деятельности Комитета (далее именуется - юридическая служба).
В случае если проект приказа затрагивает вопросы, связанные с исполнением полномочий главного распорядителя бюджетных средств, выделением, расходованием средств, оформлением и ведением бухгалтерской отчетности, а также финансовой статистической отчетности или документации, финансовой дисциплины, принятия на учет и контроля за использованием материальных средств и запасов, то он в обязательном порядке визируется сотрудником структурного подразделения Комитета, уполномоченного по вопросам бюджетного планирования и (или) бухгалтерского учета и отчетности.
Проект приказа по личному составу в обязательном порядке визируется сотрудником, уполномоченным по осуществлению кадровой работы в Комитете (далее именуется - кадровик).
4.7.7. Сотрудник юридической службы, сотрудник структурного подразделения Комитета, уполномоченного по вопросам бюджетного планирования и (или) бухгалтерского учета и отчетности, или кадровик осуществляют визирование проекта поступившего приказа в срок, не превышающий трех рабочих дней (не считая дня поступления проекта приказа).
Остальные сотрудники осуществляют визирование проекта поступившего приказа в срок, не превышающий один рабочий день (не считая дня поступления проекта приказа).
Сотрудник, завизировавший приказ, сообщает об этом автору проекта приказа или передает проект приказа сотруднику службы делопроизводства до конца рабочего дня, в котором завизирован приказ.
4.7.8. Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются визирующим в виде служебной записки, которая изготавливается и передается автору проекта приказа в сроки, установленные пунктом 4.7.7 настоящей Инструкции.
Служебная записка с учетом требований, установленных настоящим пунктом, может быть изготовлена в электронной форме и направлена автору проекта приказа по АСЭД.
4.7.9. Если в проект приказа были внесены изменения, на любом из этапов его согласования проект приказа подлежит повторному согласованию со всеми сотрудниками.
4.7.10. Согласованные проекты приказа со всеми приложениями и служебной запиской (в случае внесения проекта приказа в инициативном порядке) передаются сотруднику службы делопроизводства для передачи на подписание председателем.
Сотрудник службы делопроизводства не передает проект приказа на подписание председателем и в срок не позднее одного рабочего дня, не считая дня поступления проекта приказа, возвращает указанный проект его автору в случае наличия в проекте приказа грамматических ошибок, отсутствия приложенных к проекту, но указанных в проекте приказа приложений или нарушения автором проекта приказа правил оформления приказа, установленных настоящей Инструкцией.
Проекты приказов, имеющие неснятые (неурегулированные) разногласия (замечания), возникшие при согласовании, направляются на подпись только по прямому указанию председателя, отданному автору проекта приказа и (или) сотруднику службы делопроизводства.
Подписанные председателем приказы, имеющие неснятые (неурегулированные) разногласия (замечания), возникшие при согласовании, формируются в дела с обязательным приложением экземпляров служебных записок, содержащих замечания, или их копий с указанием регистрационного номера и даты служебной записки (в случае если служебная записка изготовлена в электронной форме и направлена автору проекта приказа по АСЭД).
4.7.11. Регистрационные номера присваиваются приказам по порядку номеров в пределах календарного года.
Дата регистрации приказа является датой его подписания.
4.7.12. Доведение приказов до сведения сотрудников Комитета осуществляется в срок, не превышающий один рабочий день со дня регистрации приказа, путем передачи копии приказа сотруднику с росписью сотрудника на оборотной стороне листа оригинала приказа об ознакомлении и (или) получении копии приказа.
В случае временного отсутствия сотрудника приказ в установленном настоящим пунктом порядке доводится до сведения его непосредственного руководителя.
Доведение приказов по основной (профильной) деятельности или приказов по административно-хозяйственным вопросам до сведения сотрудников Комитета, а также заверение их копий осуществляются сотрудником юридической службы.
Доведение приказов по личному составу до сведения сотрудников Комитета, а также заверение их копий осуществляются кадровиком или сотрудником юридической службы.
В целях доведения приказа до сведения сотрудников Комитета может быть использована АСЭД, в которой электронный образ приказа прикрепляется к служебной записке, созданной сотрудником, ответственным за доведение приказа до сведения, и рассылается необходимым адресатам для ознакомления.
4.7.13. Копии приказа или его экземпляры, направляемые руководителям подведомственных Комитету организаций или иным организациям, органам, должностным лицам, направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки.
4.7.14. Правила оформления приказов приведены в приложении 11. Образец оформления приказа приведен в приложении 12. Порядок оформления реквизита "Отметка о заверении копии" приведен в приложении 1.
4.8. Правила, положения, инструкции
4.8.1. Правила - правовой акт, определяющий порядок какого-либо вида деятельности, устанавливающий или запрещающий определенное поведение.
4.8.2. Положение - правовой акт, детально регламентирующий правовой статус, порядок организации и процедуру какого-либо вида деятельности.
4.8.3. Инструкция - правовой акт, издаваемый в целях разъяснения и определения порядка применения соответствующего НПА либо с целью указания норм о способах выполнения определенных операций (действий).
4.8.4. Правила, положение, инструкция утверждаются приказами Комитета и могут являться НПА.
4.8.5. Порядок подготовки проектов правил, положения, инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов приказов Комитета.
4.8.6. Текст проекта положения, правил, инструкции печатается на чистом листе бумаги формата А4.
4.8.7. Отличительными характеристиками текстов правил, положения, инструкции являются:
точность применяемых формулировок, без использования слов и понятий, имеющих множественный смысл;
использование коротких предложений, общепринятых выражений и связок, при необходимости - предварительное определение используемых понятий, сокращений, аббревиатур;
описание всех возможных вариантов событий и соответствующих им вариантов действий, т.е. полнота представления информации;
структурированность текста с целью достижения наилучшей последовательности изложения материала;
минимизация текста с помощью применения обобщений (обзоров предполагаемых действий) и применение перечислений (задач, этапов, условий и т.д.).
4.8.8. В зависимости от сложности и объема разрабатываемых правил, положения, инструкций текст документа делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Нумерация производится арабскими цифрами.
4.9. Протокол заседания (совещания)
4.9.1. Протокол заседания (совещания) - документ, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях, совещаниях председателя, заседаниях и совещаниях ЭК, иных координационных, совещательных органов и рабочих групп.
Протокол заседания (совещания) (далее именуется - протокол) оформляется на листе бумаги формата А4.
4.9.2. При оформлении протокола оформляются следующие реквизиты:
а) наименование Комитета;
б) наименование вида документа;
в) дата документа;
г) регистрационный номер документа;
д) место составления (издания) документа;
е) текст документа;
ж) подпись должностного лица.
Порядок напечатания и размещения реквизитов, указанных в подпунктах "а" - "д" настоящего пункта, аналогичен напечатанию реквизитов на бланке приказа Комитета.
4.9.3. Реквизит "текст документа".
Реквизит состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются инициалы, фамилии и должности председательствующего, секретаря, присутствовавших на заседании, и при необходимости лиц, приглашенных на заседание (совещание).
Если количество присутствующих превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола.
Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указываются место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один междустрочный интервал.
Вводная часть протокола заканчивается перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих рассматриваемым вопросам и их нумерации.
Текст каждого раздела строится по схеме:
"СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:)".
Содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов с указанием в тексте протокола: "Текст выступления прилагается".
В текст протокола вносятся полностью:
постановление (решение) в той формулировке, которая была принята на заседании (совещании);
итоги голосования с указанием количества голосовавших "за", "против" или "воздержавшихся";
краткое содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения.
Допускается использование подробного и краткого написания реквизита "текст документа", которые отличаются полнотой освещения заседания (совещания).
Подробное написание составляется в случаях, когда необходимо полностью задокументировать ход обсуждения вопросов, передать содержание докладов и выступлений участников заседания, прозвучавшие вопросы, реплики, замечания, позиции.
В краткой форме допускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
Текст каждого раздела в краткой форме строится по схеме:
"СЛУШАЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:)".
4.9.4. Протокол подписывается лицом, председательствовавшим на заседании (совещании), и секретарем заседания (совещания).
При отсутствии секретаря заседания, в том числе при проведении оперативных совещаний, допускается подписание протокола только председательствующим.
В случаях, установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации, Волгоградской области или положением, регулирующим деятельность коллегиального органа, протокол подписывается всеми членами, участвовавшими в заседании (совещании).
4.9.5. В качестве исходных документов для подготовки протокола используются:
а) перечень рассматриваемых вопросов заседания (совещания);
б) записи, произведенные во время заседания (совещания) вручную или с использованием диктофона;
в) тезисы докладов или выступлений, а также иллюстрирующие их информационно-справочные материалы (таблицы, графики, расчеты, справки и др.);
г) принятые решения и особые мнения;
д) лист регистрации участников заседания (совещания).
4.9.6. Перечень рассматриваемых вопросов заседания (совещания) (далее именуется - повестка заседания) печатается на чистом листе формата А4 шрифтом Times New Roman 14 по правилам, установленным для написания реквизита "
КОМИТЕТ ПО ДЕЛАМ ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЙ
ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 24 ноября 2015 г. № 10НПА
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В КОМИТЕТЕ
ПО ДЕЛАМ ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
В целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности комитета по делам территориальных образований Волгоградской области документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в комитете по делам территориальных образований Волгоградской области.
2. Руководителям структурных подразделений комитета по делам территориальных образований Волгоградской области ознакомить сотрудников структурных подразделений с настоящим приказом.
3. Признать утратившим силу приказ комитета по делам территориальных образований Волгоградской области от 12 марта 2015 г. № 73 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в комитете по делам территориальных образований Волгоградской области".
4. Настоящий приказ вступает в силу со дня его подписания и подлежит официальному опубликованию.
Временно осуществляющий полномочия
председателя комитета
В.А.ГОЛОВИН
Утверждена
приказом
комитета по делам
территориальных образований
Волгоградской области
от 24 ноября 2015 г. № 10НПА
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В КОМИТЕТЕ ПО ДЕЛАМ ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ
ОБРАЗОВАНИЙ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в комитете по делам территориальных образований Волгоградской области (далее именуется - Инструкция) - совокупность правовых норм, регулирующих деятельность по созданию и организации работы с созданными официальными документами в комитете по делам территориальных образований Волгоградской области (далее именуется - Комитет).
Инструкция разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Комитета и поступающих в Комитет документов, а также совершенствования и повышения эффективности делопроизводства Комитета.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с постановлением Губернатора Волгоградской области от 24 ноября 2014 г. № 168 "Об утверждении Положения о комитете по делам территориальных образований Волгоградской области", постановлением Правительства Волгоградской области от 26 февраля 2013 г. № 78-п "Об утверждении Положения о межведомственном электронном (безбумажном) документообороте в органах исполнительной власти Волгоградской области", постановлением Правительства Волгоградской области от 23 апреля 2013 г. № 189-п "Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области", постановлением Губернатора Волгоградской области от 17 апреля 2015 г. № 334 "Об автоматизированной системе обработки конфиденциальной информации Волгоградской области", постановлением Губернатора Волгоградской области от 13 июля 2015 г. № 624 "О подготовке нормативных правовых актов органов исполнительной власти Волгоградской области" и иными правовыми актами, регулирующими деятельность в сфере делопроизводства и документооборота.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.
Особенности работы с документами, содержащими сведения конфиденциального характера (сведения о персональных данных гражданина; сведения, составляющие служебную тайну; сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами), регулируются нормативными правовыми актами Российской Федерации и Волгоградской области.
Порядок создания, хранения и (или) обмена электронными документами, содержащими конфиденциальную информацию, в том числе порядок регистрации и рассмотрения обращений граждан и организаций, направленных посредством заполнения интерактивной формы на портале государственных и муниципальных услуг Волгоградской области, регулируются Инструкцией с учетом особенностей, установленных нормативными правовыми актами Волгоградской области.
Прием и учет (регистрация) документов, содержащих государственную тайну, осуществляется сотрудником(ами) структурного подразделения Комитета, уполномоченного по защите государственной тайны.
1.4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
В отношении бухгалтерской, научно-технической и иной специальной документации требования Инструкции распространяются в части, не противоречащей нормативным правовым документам, устанавливающим специальные требования к работе с указанной документацией.
1.5. Делопроизводство Комитета, независимо от типа носителя документированной информации, ведется с использованием единой автоматизированной системы электронного документооборота (далее именуется - АСЭД), предназначенной в том числе для осуществления межведомственного документооборота органов исполнительной власти Волгоградской области.
1.6. Организацию, контроль, методическое руководство и совершенствование делопроизводства в Комитете осуществляет уполномоченное структурное подразделение Комитета (далее именуется - служба делопроизводства).
1.7. Задачи и функции государственных гражданских служащих (сотрудников), отвечающих за организацию работы и ведение делопроизводства в структурных подразделениях Комитета, устанавливаются приказами Комитета.
Права и обязанности государственных гражданских служащих (сотрудников), осуществляющих работу с документами в структурных подразделениях Комитета, устанавливаются должностными регламентами (должностными инструкциями).
1.8. Сведения, содержащиеся в документах, могут быть использованы только в служебных целях в соответствии с полномочиями сотрудника, работающего с документами.
Работа со служебными документами вне помещений Комитета не допускается.
При утрате документов проводится служебная проверка.
1.9. При уходе в отпуск, переводе (перемещении) по службе, работе или в случае увольнения сотрудник обязан передать все находящиеся у него документы иному сотруднику, определенному в соответствии с указанием непосредственного руководителя увольняемого, уходящего в отпуск или переводящегося (перемещаемого) по службе, работе сотрудника.
1.10. Инструкция обязательна для соблюдения всеми сотрудниками Комитета.
Сотрудники Комитета несут дисциплинарную и иную установленную законодательством ответственность за несоблюдение требований Инструкции.
Вновь принятые на службу (работу) сотрудники в течение трех рабочих дней со дня издания приказа о назначении на должность должны быть ознакомлены службой делопроизводства с Инструкцией под роспись.
2. Порядок разработки, утверждения, внесения изменений
в Инструкцию
2.1. Инструкция и изменения к ней разрабатываются службой делопроизводства в соответствии с действующими правовыми актами Российской Федерации, Волгоградской области и Комитета, регулирующими деятельность по созданию и организации работы с созданными официальными документами в органах исполнительной власти.
2.2. Проект Инструкции или проект ее изменений в установленном порядке направляется на рассмотрение постоянно действующей экспертной комиссии Комитета (далее именуется - ЭК) и затем на согласование экспертно-проверочной и методической комиссии комитета культуры Волгоградской области (далее именуется - ЭПМК).
Правовыми актами Российской Федерации или Волгоградской области могут быть установлены дополнительные требования о согласовании Инструкции или проекта ее изменений с органами исполнительной власти Волгоградской области или федеральными органами государственной власти или их структурными подразделениями.
Указанные согласования осуществляются до направления Инструкции или проекта ее изменений на согласование ЭПМК с приложением документов (копий документов), подтверждающих согласование Инструкции или проекта ее изменений с органами исполнительной власти Волгоградской области или федеральными органами государственной власти Российской Федерации.
2.3. Решение о согласовании Инструкции оформляется проставлением штампа о согласовании в нижней части лицевой стороны последнего листа текста Инструкции.
2.4. После согласования ЭПМК Инструкция утверждается приказом Комитета и доводится до сведения сотрудников Комитета.
3. Основные понятия
В Инструкции используются следующие основные понятия:
автор документа (проекта документа) - физическое или юридическое лицо, создавшее документ (проект документа);
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Комитета;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Комитете;
документ - материальный носитель с зафиксированной на нем в установленной форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения;
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
запрос информации - обращение пользователя информацией в устной или письменной форме, а также в виде электронного документа в Комитет и другие органы исполнительной власти Волгоградской области, иные государственные органы, органы местного самоуправления либо к их должностным лицам, а также к иным юридическим и физическим лицам (индивидуальным предпринимателям) о предоставлении необходимой пользователю информации;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Комитете, с указанием сроков их хранения;
обращение гражданина - направленное в Комитет или его должностному лицу письменное (в том числе в электронной форме) предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в Комитет;
объем документооборота - количество документов, поступивших в Комитет и созданных им за определенный период времени;
опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания;
оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами делопроизводства;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
руководство - председатель комитета по делам территориальных образований Волгоградской области (далее именуется - председатель), заместитель председателя, руководители структурных подразделений Комитета, уполномоченные рассматривать документы и давать указания по их исполнению;
служба делопроизводства - структурное подразделение Комитета, в установленном порядке уполномоченное осуществлять организацию, контроль, методическое руководство и совершенствование делопроизводства в Комитете;
переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией;
письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый (полученный) Комитетом в установленном порядке;
система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
сканирование документа - получение электронного образа документа;
телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый (полученный) средствами телеграфной сети общего пользования;
телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый средствами телефонной связи;
унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
факсограмма (факс) - копия документа, получаемая на бумажном носителе (письменного, графического, изобразительного) и переданная по каналам факсимильной связи;
формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;
шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте; электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью;
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;
электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
юридическая сила документа - свойство документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
4. Создание документов
4.1. Состав документов Комитета
4.1.1. В деятельности Комитета создаются:
а) проекты законов Волгоградской области, правовых актов Губернатора и Администрации Волгоградской области;
б) нормативные и ненормативные правовые акты Комитета, в том числе приказы Комитета по основной (профильной) деятельности, личному составу;
в) протоколы заседаний, совещаний (совещательных, координационных, экспертных органов, рабочих групп и т.д.);
г) планы, отчеты, заключения;
д) записки (аналитические, служебные, пояснительные и т.д.);
е) письма;
ж) телеграммы, факсограммы, телефонограммы;
з) доверенности;
и) договоры, контракты, соглашения.
В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Комитета создаются и другие виды документов (прогнозы, программы, акты и др.).
4.1.2. Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются:
а) в протоколах совещаний председателя;
б) в протоколах заседаний и совещаний ЭК и иных совещательных органов и рабочих групп.
4.1.3. Взаимные обязательства Комитета с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, контрактов, соглашений, протоколов намерений (согласований) и других документов.
4.1.4. В установленных законодательством случаях в Комитете могут издаваться документы совместно с другими органами исполнительной власти Волгоградской области. Такие акты оформляются как единый документ (приказ, соглашение, протокол и др.).
4.2. Реквизиты документов
4.2.1. Для документов, создаваемых в Комитете, кроме перечисленных в пункте 4.2.2 устанавливаются размеры полей:
3,00 см - левое;
1,00 см - правое;
2,00 см - верхнее;
2,00 см - нижнее.
4.2.2. Проекты законодательных актов Волгоградской области, правовых актов Губернатора Волгоградской области и (или) Администрации Волгоградской области подготавливаются в соответствии с требованиями к оформлению, установленными правовыми актами Волгоградской области, Волгоградской областной Думы и (или) аппарата Губернатора Волгоградской области.
4.2.3. Документы, создаваемые в Комитете, имеют состав реквизитов, определенный правовыми актами Волгоградской области, регулирующими правила делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области.
При подготовке документов и в процессе работы с ними могут использоваться дополнительные реквизиты, например, отметки: "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату", "Контроль" и др.
Указанные дополнительные реквизиты размещаются в свободном поле лицевой стороны первого листа документа.
4.2.4. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
Правила оформления реквизитов документов приведены в приложении 1.
4.3. Бланки документов
4.3.1. Документы, создаваемые в Комитете, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм), А6 (105 x 148 мм) и (или) в виде электронных документов и имеют установленный состав реквизитов.
4.3.2. Образцы разработанных и применяемых в Комитете бланков подлежат включению в Инструкцию в качестве приложений.
4.3.3. В Комитете применяются следующие бланки с воспроизведением герба Волгоградской области, имеющие установленный состав реквизитов:
а) бланк приказа Комитета;
б) бланк письма Комитета с продольным расположением реквизитов;
в) бланк председателя (для резолюций и поручений);
г) бланк заместителя председателя и (или) руководителя структурного подразделения (для резолюций и поручений).
4.3.4. Бланки Комитета с воспроизведением герба Волгоградской области разрабатываются в соответствии с требованиями Закона Волгоградской области от 18 сентября 2000 г. № 436-ОД "О гербе и флаге Волгоградской области" и изготавливаются типографским способом.
4.3.5. Бланки без изображения герба Волгоградской области могут быть изготовлены средствами оргтехники.
4.3.6. Для бланков Комитета с воспроизведением герба Волгоградской области устанавливается, что:
размеры полей бланков формата А4, А5: левое - 30 мм, правое - 10 мм, верхнее - 3 мм;
размеры полей бланка А6: верхнее - 3 мм, слева, справа - 10 мм, снизу - 15 мм.
4.3.7. Бланк приказа Комитета содержит реквизиты:
а) Герб Волгоградской области;
б) наименование Комитета;
в) наименование вида документа;
г) дата документа;
д) регистрационный номер документа;
е) место составления (издания) документа.
Образец бланка приказа Комитета приведен в приложении 2.
4.3.8. Бланк письма Комитета с продольным расположением реквизитов содержит реквизиты:
а) Герб Волгоградской области;
б) наименование Комитета;
в) справочные данные о Комитете;
г) дата документа;
д) регистрационный номер документа;
е) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта.
Образец бланка письма Комитета с продольным расположением реквизитов приведен в приложении 3.
4.3.9. Бланк председателя (для резолюций и поручений) выполняется на листе формата А6 и содержит реквизиты:
а) Герб Волгоградской области;
б) наименование Комитета;
в) дата документа;
г) регистрационный номера документа;
д) подпись должностного лица.
Образец бланка председателя (для резолюций и поручений) приведен в приложении 4.
Правила оформления и состав реквизитов бланка заместителя председателя и (или) руководителя структурного подразделения (для резолюций и поручений) аналогичны правилам оформления и составу реквизитов бланка председателя (для резолюций и поручений).
4.3.10. Организация работы по изготовлению типографским способом бланков Комитета с изображением герба Волгоградской области (далее именуются - гербовые бланки) возлагается на отдел финансового планирования, бухгалтерского учета, отчетности, конкурсных процедур и хозяйственного обеспечения Комитета.
4.3.11. При получении из типографии бланки приказа Комитета и бланки письма Комитета с продольным расположением реквизитов подлежат учету по видам в журнале учета поступления гербовых бланков. Форма журнала приведена в приложении 5.
4.3.12. Учет, хранение, выдачу гербовых бланков осуществляет сотрудник отдела финансового планирования, бухгалтерского учета, отчетности, конкурсных процедур и хозяйственного обеспечения Комитета.
4.3.13. До выдачи сотрудникам гербовые бланки хранятся в металлическом шкафу в отделе финансового планирования, бухгалтерского учета, отчетности, конкурсных процедур и хозяйственного обеспечения Комитета.
4.3.14. Гербовые бланки выдаются по видам под роспись согласно журналу учета выдачи гербовых бланков. Форма журнала приведена в приложении 6.
4.3.15. Сотрудником отдела финансового планирования, бухгалтерского учета, отчетности, конкурсных процедур и хозяйственного обеспечения Комитета вместе с гербовыми бланками выдается бланк отчета об их использовании, который впоследствии при израсходовании всех полученных экземпляров гербовых бланков подлежит заполнению и возврату вместе с испорченными бланками (при их наличии) в отдел финансового планирования, бухгалтерского учета, отчетности, конкурсных процедур и хозяйственного обеспечения Комитета. Последующая выдача гербовых бланков осуществляется только после предоставления отчета об использовании ранее выданных.
В случае утраты гербового бланка об этом делается запись в отчете об использовании гербовых бланков.
Форма отчета об использовании гербовых бланков приведена в приложении 7.
4.3.16. Передача гербовых бланков сотрудниками Комитета третьим лицам не допускается.
4.3.17. Сотрудники Комитета несут персональную ответственность за порчу и (или) утрату гербовых бланков.
4.3.18. Уничтожение испорченных гербовых бланков производится после списания израсходованных гербовых бланков как материальных ценностей путем резания бланков техническими средствами уничтожения бумаги.
По факту уничтожения комиссией Комитета составляется акт, утверждаемый председателем. Форма акта приведена в приложении 8.
Состав и порядок деятельности указанной в настоящем пункте комиссии утверждаются приказом Комитета.
4.4. Проекты законов Волгоградской области
4.4.1. Комитет разрабатывает проекты законов Волгоградской области (далее - законопроекты) по относящимся к своей компетенции вопросам во исполнение актов законодательства Российской Федерации, Волгоградской области, планов законопроектной деятельности Администрации Волгоградской области, соответствующих поручений Губернатора Волгоградской области, а также в инициативном порядке.
4.4.2. Процедура подготовки и внесения проекта закона в Волгоградскую областную Думу определена Уставом Волгоградской области от 24 февраля 2012 г. № 01-ОД, Законом Волгоградской области от 09 декабря 2014 г. № 169-ОД "О нормативных правовых актах Волгоградской области" и постановлением Волгоградской областной Думы от 24 февраля 2005 г. № 5/77 "О Регламенте Волгоградской областной Думы".
4.4.3. Проекты законов Волгоградской области готовят специалисты Комитета на основании поручений председателя, своего непосредственного руководителя либо в инициативном порядке в соответствии с профилем деятельности структурного подразделения и своими должностными обязанностями.
4.4.4. Финансово-экономическое обоснование к законопроекту в обязательном порядке визируется руководителем структурного подразделения Комитета, уполномоченного по вопросам бюджетного планирования и (или) бухгалтерского учета и отчетности.
Образец оформления законопроекта приведен в приложении 9.
4.5. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора
Волгоградской области, постановлений Администрации
Волгоградской области
4.5.1. В пределах своей компетенции Комитет разрабатывает проекты постановлений и распоряжений Губернатора Волгоградской области, постановлений Администрации Волгоградской области.
4.5.2. Подготовка проектов постановлений и распоряжений Губернатора Волгоградской области, постановлений Администрации Волгоградской области и их согласование осуществляются в порядке, установленном правовыми актами Волгоградской области и аппарата Губернатора Волгоградской области.
4.5.3. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора Волгоградской области, постановлений Администрации Волгоградской области готовят специалисты Комитета на основании поручений председателя, своего непосредственного руководителя либо в инициативном порядке в соответствии с профилем деятельности структурного подразделения и своими должностными обязанностями.
4.5.4. Финансово-экономическое обоснование к проекту постановления или распоряжения Губернатора Волгоградской области, постановления Администрации Волгоградской области в обязательном порядке визируется руководителем структурного подразделения Комитета, уполномоченного по вопросам бюджетного планирования и (или) бухгалтерского учета и отчетности.
Образец оформления проекта постановления Администрации Волгоградской области приведен в приложении 10.
4.6. Нормативные правовые акты Комитета
4.6.1. Нормативный правовой акт Комитета, изданный в установленном порядке, устанавливающий правовые нормы, то есть правила поведения, рассчитанные на неоднократное применение и обязательные для неопределенного круга лиц (далее именуется - НПА).
4.6.2. Подготовка НПА осуществляется в соответствии с настоящей Инструкцией с учетом требований нормативных правовых актов Волгоградской области.
4.6.3. НПА издаются в установленной сфере деятельности в пределах компетенции Комитета, на основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, законов Волгоградской области, постановлений Администрации Волгоградской области, постановлений и распоряжений Губернатора Волгоградской области, а также по собственной инициативе.
4.6.4. Комитет может издавать НПА совместно с одним или более органами исполнительной власти Волгоградской области. НПА считается изданным совместно, если он подписан (утвержден) руководителями (лицами, исполняющими обязанности, осуществляющими полномочия руководителей) двух или более органов исполнительной власти Волгоградской области.
4.6.5. НПА издаются в форме инструкций, положений, правил, а также в иных формах, не противоречащих законодательству, и утверждаются приказами Комитета.
4.6.6. НПА разрабатываются, согласовываются и доводятся до сведения в порядке, установленном настоящей Инструкцией для разработки, согласования и доведения до сведения приказов Комитета, с учетом особенностей, установленных нормативными правовыми актами Волгоградской области.
4.6.7. Обязательными этапами согласования НПА являются юридическая и антикоррупционная экспертизы, в том числе определение нормативности правового акта и необходимости его опубликования (размещения в сети Интернет), проведение независимой антикоррупционной экспертизы, а также направление проекта НПА для оценки регулирующего воздействия, проводимые в установленном нормативными правовыми актами Волгоградской области и Комитета порядке.
4.6.8. НПА подлежат официальному опубликованию и рассылке в случаях и в порядке, установленных нормативными правовыми актами Волгоградской области и Комитета.
4.7. Приказы Комитета
4.7.1. В целях реализации полномочий Комитета и организации его деятельности путем установления обязательных правовых предписаний в Комитете издаются приказы.
Приказы Комитета формируются в следующие номенклатурные дела:
а) приказы по основной (профильной) деятельности;
б) приказы по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение, поощрения, награждения, оплата труда, премирование, различные выплаты, о дисциплинарных взысканиях);
в) приказы по личному составу (аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов), изменение фамилии);
г) приказы по личному составу (все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания, длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для сотрудников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда);
д) приказы по личному составу (о ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением).
4.7.2. Проекты приказов готовят специалисты Комитета на основании поручений председателя, своего непосредственного руководителя либо в инициативном порядке в соответствии с профилем деятельности структурного подразделения и своими должностными обязанностями.
4.7.3. Ответственность за обеспечение своевременной и качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами несут авторы проекта приказа.
4.7.4. Подготовка приказа включает в себя:
а) изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений;
б) подготовку проекта приказа с использованием технических средств;
в) согласование проекта приказа;
г) подписание проекта приказа;
д) регистрацию приказа;
е) доведение приказа до исполнителей и (или) рассылку приказа подведомственным и иным организациям, должностным лицам в соответствии с требованиями законодательства, настоящей Инструкцией и содержанием приказа.
В установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации, Волгоградской области и (или) Комитета случаях и порядке проект приказа до его подписания подлежит размещению в сети Интернет, в том числе для проведения независимой антикоррупционной экспертизы.
4.7.5. В случае подготовки проекта приказа в инициативном порядке автор проекта приказа прилагает служебную записку на имя своего непосредственного руководителя с кратким обоснованием необходимости принятия приказа.
Если издание приказа повлечет за собой изменение или признание утратившими силу ранее изданных правовых актов, автор проекта приказа прилагает копии правовых актов, подлежащих изменению или признанию утратившими силу.
В случае если экземпляры приказа или его копии после подписания приказа председателем будут рассылаться или направляться на ознакомление, автор проекта приказа заполняет указатель рассылки.
4.7.6. Согласование проекта приказа осуществляется путем визирования проекта приказа и приложений к нему:
автором проекта приказа и его непосредственным руководителем;
заместителем председателя в соответствии с распределением обязанностей;
непосредственными руководителями сотрудников, в случае если для последних в проекте приказа предусматриваются поручения;
сотрудниками, курирующими деятельность подведомственных Комитету организаций, в случае если для руководителей последних в проекте приказа предусматриваются поручения;
сотрудником структурного подразделения, уполномоченного по осуществлению правового обеспечения деятельности Комитета (далее именуется - юридическая служба).
В случае если проект приказа затрагивает вопросы, связанные с исполнением полномочий главного распорядителя бюджетных средств, выделением, расходованием средств, оформлением и ведением бухгалтерской отчетности, а также финансовой статистической отчетности или документации, финансовой дисциплины, принятия на учет и контроля за использованием материальных средств и запасов, то он в обязательном порядке визируется сотрудником структурного подразделения Комитета, уполномоченного по вопросам бюджетного планирования и (или) бухгалтерского учета и отчетности.
Проект приказа по личному составу в обязательном порядке визируется сотрудником, уполномоченным по осуществлению кадровой работы в Комитете (далее именуется - кадровик).
4.7.7. Сотрудник юридической службы, сотрудник структурного подразделения Комитета, уполномоченного по вопросам бюджетного планирования и (или) бухгалтерского учета и отчетности, или кадровик осуществляют визирование проекта поступившего приказа в срок, не превышающий трех рабочих дней (не считая дня поступления проекта приказа).
Остальные сотрудники осуществляют визирование проекта поступившего приказа в срок, не превышающий один рабочий день (не считая дня поступления проекта приказа).
Сотрудник, завизировавший приказ, сообщает об этом автору проекта приказа или передает проект приказа сотруднику службы делопроизводства до конца рабочего дня, в котором завизирован приказ.
4.7.8. Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются визирующим в виде служебной записки, которая изготавливается и передается автору проекта приказа в сроки, установленные пунктом 4.7.7 настоящей Инструкции.
Служебная записка с учетом требований, установленных настоящим пунктом, может быть изготовлена в электронной форме и направлена автору проекта приказа по АСЭД.
4.7.9. Если в проект приказа были внесены изменения, на любом из этапов его согласования проект приказа подлежит повторному согласованию со всеми сотрудниками.
4.7.10. Согласованные проекты приказа со всеми приложениями и служебной запиской (в случае внесения проекта приказа в инициативном порядке) передаются сотруднику службы делопроизводства для передачи на подписание председателем.
Сотрудник службы делопроизводства не передает проект приказа на подписание председателем и в срок не позднее одного рабочего дня, не считая дня поступления проекта приказа, возвращает указанный проект его автору в случае наличия в проекте приказа грамматических ошибок, отсутствия приложенных к проекту, но указанных в проекте приказа приложений или нарушения автором проекта приказа правил оформления приказа, установленных настоящей Инструкцией.
Проекты приказов, имеющие неснятые (неурегулированные) разногласия (замечания), возникшие при согласовании, направляются на подпись только по прямому указанию председателя, отданному автору проекта приказа и (или) сотруднику службы делопроизводства.
Подписанные председателем приказы, имеющие неснятые (неурегулированные) разногласия (замечания), возникшие при согласовании, формируются в дела с обязательным приложением экземпляров служебных записок, содержащих замечания, или их копий с указанием регистрационного номера и даты служебной записки (в случае если служебная записка изготовлена в электронной форме и направлена автору проекта приказа по АСЭД).
4.7.11. Регистрационные номера присваиваются приказам по порядку номеров в пределах календарного года.
Дата регистрации приказа является датой его подписания.
4.7.12. Доведение приказов до сведения сотрудников Комитета осуществляется в срок, не превышающий один рабочий день со дня регистрации приказа, путем передачи копии приказа сотруднику с росписью сотрудника на оборотной стороне листа оригинала приказа об ознакомлении и (или) получении копии приказа.
В случае временного отсутствия сотрудника приказ в установленном настоящим пунктом порядке доводится до сведения его непосредственного руководителя.
Доведение приказов по основной (профильной) деятельности или приказов по административно-хозяйственным вопросам до сведения сотрудников Комитета, а также заверение их копий осуществляются сотрудником юридической службы.
Доведение приказов по личному составу до сведения сотрудников Комитета, а также заверение их копий осуществляются кадровиком или сотрудником юридической службы.
В целях доведения приказа до сведения сотрудников Комитета может быть использована АСЭД, в которой электронный образ приказа прикрепляется к служебной записке, созданной сотрудником, ответственным за доведение приказа до сведения, и рассылается необходимым адресатам для ознакомления.
4.7.13. Копии приказа или его экземпляры, направляемые руководителям подведомственных Комитету организаций или иным организациям, органам, должностным лицам, направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки.
4.7.14. Правила оформления приказов приведены в приложении 11. Образец оформления приказа приведен в приложении 12. Порядок оформления реквизита "Отметка о заверении копии" приведен в приложении 1.
4.8. Правила, положения, инструкции
4.8.1. Правила - правовой акт, определяющий порядок какого-либо вида деятельности, устанавливающий или запрещающий определенное поведение.
4.8.2. Положение - правовой акт, детально регламентирующий правовой статус, порядок организации и процедуру какого-либо вида деятельности.
4.8.3. Инструкция - правовой акт, издаваемый в целях разъяснения и определения порядка применения соответствующего НПА либо с целью указания норм о способах выполнения определенных операций (действий).
4.8.4. Правила, положение, инструкция утверждаются приказами Комитета и могут являться НПА.
4.8.5. Порядок подготовки проектов правил, положения, инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов приказов Комитета.
4.8.6. Текст проекта положения, правил, инструкции печатается на чистом листе бумаги формата А4.
4.8.7. Отличительными характеристиками текстов правил, положения, инструкции являются:
точность применяемых формулировок, без использования слов и понятий, имеющих множественный смысл;
использование коротких предложений, общепринятых выражений и связок, при необходимости - предварительное определение используемых понятий, сокращений, аббревиатур;
описание всех возможных вариантов событий и соответствующих им вариантов действий, т.е. полнота представления информации;
структурированность текста с целью достижения наилучшей последовательности изложения материала;
минимизация текста с помощью применения обобщений (обзоров предполагаемых действий) и применение перечислений (задач, этапов, условий и т.д.).
4.8.8. В зависимости от сложности и объема разрабатываемых правил, положения, инструкций текст документа делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Нумерация производится арабскими цифрами.
4.9. Протокол заседания (совещания)
4.9.1. Протокол заседания (совещания) - документ, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях, совещаниях председателя, заседаниях и совещаниях ЭК, иных координационных, совещательных органов и рабочих групп.
Протокол заседания (совещания) (далее именуется - протокол) оформляется на листе бумаги формата А4.
4.9.2. При оформлении протокола оформляются следующие реквизиты:
а) наименование Комитета;
б) наименование вида документа;
в) дата документа;
г) регистрационный номер документа;
д) место составления (издания) документа;
е) текст документа;
ж) подпись должностного лица.
Порядок напечатания и размещения реквизитов, указанных в подпунктах "а" - "д" настоящего пункта, аналогичен напечатанию реквизитов на бланке приказа Комитета.
4.9.3. Реквизит "текст документа".
Реквизит состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются инициалы, фамилии и должности председательствующего, секретаря, присутствовавших на заседании, и при необходимости лиц, приглашенных на заседание (совещание).
Если количество присутствующих превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола.
Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указываются место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один междустрочный интервал.
Вводная часть протокола заканчивается перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих рассматриваемым вопросам и их нумерации.
Текст каждого раздела строится по схеме:
"СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:)".
Содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов с указанием в тексте протокола: "Текст выступления прилагается".
В текст протокола вносятся полностью:
постановление (решение) в той формулировке, которая была принята на заседании (совещании);
итоги голосования с указанием количества голосовавших "за", "против" или "воздержавшихся";
краткое содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения.
Допускается использование подробного и краткого написания реквизита "текст документа", которые отличаются полнотой освещения заседания (совещания).
Подробное написание составляется в случаях, когда необходимо полностью задокументировать ход обсуждения вопросов, передать содержание докладов и выступлений участников заседания, прозвучавшие вопросы, реплики, замечания, позиции.
В краткой форме допускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
Текст каждого раздела в краткой форме строится по схеме:
"СЛУШАЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:)".
4.9.4. Протокол подписывается лицом, председательствовавшим на заседании (совещании), и секретарем заседания (совещания).
При отсутствии секретаря заседания, в том числе при проведении оперативных совещаний, допускается подписание протокола только председательствующим.
В случаях, установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации, Волгоградской области или положением, регулирующим деятельность коллегиального органа, протокол подписывается всеми членами, участвовавшими в заседании (совещании).
4.9.5. В качестве исходных документов для подготовки протокола используются:
а) перечень рассматриваемых вопросов заседания (совещания);
б) записи, произведенные во время заседания (совещания) вручную или с использованием диктофона;
в) тезисы докладов или выступлений, а также иллюстрирующие их информационно-справочные материалы (таблицы, графики, расчеты, справки и др.);
г) принятые решения и особые мнения;
д) лист регистрации участников заседания (совещания).
4.9.6. Перечень рассматриваемых вопросов заседания (совещания) (далее именуется - повестка заседания) печатается на чистом листе формата А4 шрифтом Times New Roman 14 по правилам, установленным для написания реквизита "